Fahrtenbuch führen – so machen Sie’s richtig!

Beim Fahrtenbuch führen sollten Sie für eine ordnungsgemäße Handhabung sorgen, wenn Ihre Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen über einen Firmenwagen verfügen. Die Privatnutzung des Firmenwagens können Sie entweder pauschal mit der 1%-Methode oder in der tatsächlichen Höhe per Fahrtenbuch berechnen.

Fahrtenbuch führen kann günstiger sein  

Fahrtenbuch führen kann die günstigere Variante bei der Versteuerung des Firmenwagens sein.

Fällt die Privatnutzung eher gering aus, ist das Fahrtenbuch-führen für den Beschäftigten günstiger. Um Beanstandungen seitens der Finanzverwaltung sowie eventuelle Nachzahlungen zu vermeiden, verlangen Sie als Arbeitgeber die Führung eines einwandfreien Fahrtenbuch. Der Bundesfinanzhof hat in einem aktuellen Beschluss (Az. VI B 12/11) nochmals klargestellt, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
auszusehen hat.
„Excel“ ist zum Fahrtenbuch führen nicht geeignet

Im Streitfall hatte ein Mitarbeiter ein mit der Tabellenkalkulations-Software Excel erstelltes Fahrtenbuch verwendet. Dieses wurde weder vom zuständigen Finanzamt noch vom zunächst angerufenen Finanzgericht und auch nicht vom BFH anerkannt. Der BFH stellte klar, dass ein Fahrtenbuch, das die Finanzverwaltung anerkennt, folgende Kriterien zu erfüllen hat.

So führen Sie ein Fahrtenbuch richtig:

1. Es muss zeitnah und fortlaufend geführt werden.

2. Sie müssen das Fahrtenbuch in einer geschlossenen Form führen, die nachträgliche Änderungen oder Zusatzeintragungen ausschließt bzw. diese deutlich als solche erkennen lässt.

Diese Anforderungen muss auch ein Fahrtenbuch erfüllen, das mit Hilfe eines Computerprogramms
erstellt wurde. Da eine per Excel erstellte Datei nachträglich ohne Weiteres verändert werden kann, ist sie für die Erstellung eines Fahrtenbuchs nicht geeignet.

Welche Eintragungen fälschungssicher enthalten sein sollten

Erkennt Ihr Betriebsstättenfinanzamt ein Fahrtenbuch nicht an, müssen Sie den geldwerten Vorteil mit der unter Umständen ungünstigeren 1-%-Methode ermitteln. Das bedeutet dann in der Regel Nachzahlungen für den Mitarbeiter und – da für den eventuell höheren geldwerten Vorteil auch Beiträge anfallen – für Ihr Unternehmen. Sorgen Sie deshalb von vornherein dafür, dass Ihre Mitarbeiter das Fahrtenbuch so führen, dass es
nicht beanstandet werden kann.

1. Dienstliche Fahrten im Fahrtenbuch aufführen
(z. B. Kundendienst- oder Vertreterbesuche, Präsentationen bei Kunden)

Für jede dienstliche Fahrt, die der Mitarbeiter unternimmt, muss er

• das Datum (zur besseren Übersicht können Sie außerdem die Uhrzeit
  vermerken lassen) der Fahrt,
• den km-Stand zu Beginn und am Ende der Auswärtstätigkeit,
• das Reiseziel,
• die gewählte Reiseroute bei Umwegen,
• den Reisezweck und
• den aufgesuchten Geschäftspartner
  aufschreiben.

2. Privat-Fahrten im Fahrtenbuch führen

Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sowie reinen Privatfahrten genügt es, wenn der Mitarbeiter den Anfangskilometerstand, den Kilometerstand am Ende einer jeden Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer aufzeichnet.

Bestehen Sie auf Belegen für die Fahrtenbuch-Führung

Damit Sie nach dem Fahrtenbuch abrechnen können, muss der Arbeitnehmer seine Angaben belegen. Weisen Sie ihn von Anfang an darauf hin, dass er Belege sammelt und bei Ihnen abliefert. Sie müssen sämtliche Fahrzeugkosten und die Kosten, die für den Mitarbeiter anfallen, nachweisen können. Ist Ihnen dies nicht möglich, sind Sie verpflichtet, den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode zu ermitteln.

Kein Wechsel der  Methode  beim Fahrtenbuch führen während des Jahres

Das Führen eines Fahrtenbuchs nur für einen bestimmten Zeitraum ist nicht möglich. Wenden Sie diese Methode an, muss das Fahrtenbuch ununterbrochen geführt werden. Das gilt auch dann, wenn sich die Nutzungsverhältnisse nicht ändern.

Ein Wechsel zwischen der 1-%- und der Fahrtenbuch-Methode während eines Kalenderjahres beim selben Fahrzeug ist nicht möglich. Sie müssen in Abstimmung mit dem Beschäftigten die Berechnungsmethode für jedes Kalenderjahr festlegen. Die Bindungswirkung beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Nach Ablauf eines Kalenderjahres kann der Mitarbeiter im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung zu der für ihn günstigeren Methode wechseln.

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