Außenprüfung: Wenn das Finanzamt klingelt

Wenn der Prüfer kommt...

Kündigt sich das Finanzamt bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern mit einer Außenprüfung an, herrscht meist der betriebliche Ausnahmezustand. Mit der richtigen Vorbereitung kann man aber den Stress-Pegel im Rahmen halten und möglicherweise auch die Ergebnisse positiv beeinflussen.

Achten Sie auf die Formalien

Ausgangspunkt jeder Außenprüfung ist eine behördliche Anordnung, über die der Steuerpflichtige informiert wird. In der Anordnung sind der Prüfungszeitraum und die geprüften Steuerarten aufgeführt. Weitere Formalien sind die notwendigen Informationen über das prüfende Finanzamt, verantwortliche Personen, oftmals auch schon der Name des Prüfers.

Auch muss die Anordnung konkret benennen, bei welchem Steuerpflichtigen die Außenprüfung vorgenommen wird. Dies kann von Bedeutung sein, wenn es eine räumliche oder persönliche Nähe von verschiedenen Steuerpflichtigen gibt. Angegeben wird auch der Zeitpunkt für die konkrete Prüfung. Hierbei gilt bei kleinen und mittleren Betrieben meist eine Vorlaufzeit von zwei Wochen.

Ruhe bewahren und Unterlagen ordnen

Liegt die Anordnung vor und wurde auf Gültigkeit (Stichwort Verjährungen) geprüft, gilt: Ordnen Sie ihre Unterlagen und überprüfen Sie diese auf Verfügbarkeit und Vollständigkeit. Da Betriebsprüfungen in der Regel begleitend elektronisch durchgeführt werden, möchte der Prüfer meist eine Vorprüfung der Daten vornehmen.

Für die geprüften Unternehmer ist dies nicht nur eine zusätzliche Belastung, sondern auch eine Chance, einen Einblick in die Zielrichtung der Prüfung zu bekommen. Dies kann man durch entsprechende Bitten an den Prüfer hinsichtlich seiner Nachfragen „herauskitzeln“. So empfehlen Steuer-Experten, den Prüfer bei seinen Nachfragen um eine thematische Bündelung zu bitten. So kann man eventuell abschätzen, auf was der Prüfer besonders schaut.

Diskussionsbedarf liefert immer wieder die Frage, wo die eigentliche Prüfung stattfinden soll. Das Finanzamt will vorrangig die Büroräume des Geprüften nutzen. So kann man weiteren, eventuell steuerrelevanten Einblick in die Tätigkeit des Steuerpflichtigen erlangen. § 6 der Betriebsprüfungs-Ordnung räumt der Prüfung in den Geschäftsräumen absoluten Vorrang ein.

Nur mit Steuerberater

Wenn man plausibel erklären kann, warum eine Prüfung weder in den Geschäftsräumen noch in der Privatwohnung durchgeführt werden kann, lassen sich die Finanzämter auch weiterhin auf Prüfungen beim Steuerberater oder im Finanzamt selbst ein. Apropos Steuerberater:

Dieser sollte auf jeden Fall von der ersten bis zur letzten Minute in die Prüfung mit einbezogen werden. Das gilt auch für die Abschlussbesprechung. Diese muss zwingend erfolgen, wenn die Prüfung andere Besteuerungsergebnisse bringt als bisher vorlagen. Bei der Abschlussbesprechung geht es darum, in strittigen Fragen eine Einigung zu erzielen. Welche Spielräume bestehen, sollten Sie schon im Vorfeld  mit Ihrem Steuerberater klären, um entsprechende Argumentationsketten parat zu haben.

Am Ende stehen ein Betriebsprüfungsbericht und eventuell geänderte Steuerbescheide. Wenn Sie sich bei der Abschlussbesprechung mit dem Finanzamt nicht einigen konnten, haben Sie so noch die Möglichkeit, über einen Einspruch oder letztlich eine Klage bei Finanzgericht Ihre Auffassung durchzusetzen.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller

Redaktion deutscher-wirtschaftsbrief.de

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