Verpflegungsmehraufwand: Das ist zu beachten

Was Sie beim Verpflegungsmehraufwand beachten müssen

Wenn Arbeitnehmer im Auftrag ihres Arbeitsgebers unterwegs sind, können sie regelmäßig Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Damit sind die Kosten für Verpflegung abgedeckt, die bei einer Geschäftsreise entstehen. Der Gesetzgeber hat hierfür Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand gebildet.

Diese orientieren sich an der jeweiligen Abwesenheit von der privaten Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Die Pauschalen des Verpflegungsmehraufwandes im Detail

Bis Ende des Jahres gelten dabei folgende Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand:

Abwesenheit

1. ab 8 Stunden: 6,00 €
2. ab 14 Stunden: 12,00 €
3. ab 24 Stunden: 24,00 €

In der Praxis folgt die Berechnung grundsätzlich dem Prinzip des Kalendertages.

So wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet

Ein Beispiel: Die Dienstreise dauert von Tag 1 um 12.00 Uhr bis Tag 3 um 17.00 Uhr.

Dann werden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand wie folgt berechnet:

• Tag 1: Abwesenheit von 12 Stunden – 6,00 €
• Tag 2: Abwesenheit von 24 Stunden – 24,00 €
• Tag 3. Abwesenheit von 17 Stunden – 12,00 €

Summe des pauschalierten Verpflegungsmehraufwandes: 42,00 €

Ab kommendem Jahr werden die Staffelungen vereinfacht. Außerdem gibt es einige neue gesetzliche Vorschriften.

Die Details können Sie im Artikel „Neue Regeln für Reisekosten“ nachlesen.

Müssen die Pauschalen vom Arbeitgeber gezahlt werden?

Für die derzeit gültigen Pauschal-Sätze zum Verpflegungsmehraufwand gilt:

Diese können vom Arbeitsgeber lohnsteuerfrei an den Arbeitsnehmer ausgezahlt werden.

Allerdings besteht kein gesetzlicher Auszahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber.

Zahlt dieser nicht, kann der Verpflegungsmehraufwand durch Arbeitnehmer in der Lohnsteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Allerdings auch nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen.

Bitte beachten: Zahlt der Arbeitgeber aufgrund einer gesonderten Abrechnung mehr für den Verpflegungsmehraufwand an den Arbeitnehmer aus, muss die Differenz zur Pauschale versteuert werden.

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es ein Zeitlimit

Zu beachten ist auch: Die Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand können nur in den ersten drei Monaten beansprucht werden.

Wenn Arbeitnehmer länger unterwegs sind, ist eine Nutzung der Pauschalen nicht möglich. Dies kann nur durch eine Unterbrechung der auswärtigen Tätigkeit geschafft werden.

Doch haben Gesetzgeber und Gerichte hier bislang hohe Hürden aufgestellt. So ist eine Verlängerung nicht möglich, wenn die zugrundeliegende Tätigkeit nur kurzfristig unterbrochen wird.

Der Bundesgerichtshof hat diesbezüglich in einem Urteil eine Verlängerung des Verpflegungsmehraufwandes bei einer tageweisen Unterbrechung abgelehnt (Az. III R 94/10).

Verlängerung ist möglich

Um hier eine generelle Verlängerung der Nutzung des Verpflegungsmehraufwandes zu erreichen, muss die auswärtige Arbeit schon mindestens 4 Wochen lang unterbrochen werden.

Das bedarf einer sehr guten Beziehung zum Arbeitgeber und zum Auftraggeber. Selbst wenn solch eine Übereinkunft gelingt, so ist nach spätestens sechs Monaten komplett Schluss mit dem Verpflegungsmehraufwand.

Danach bleibt nur noch der Weg über die doppelte Haushaltsführung, was aber eine entsprechende Wohnsituation nötig macht.

Wie schon angesprochen, wird das Thema Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand ab kommendem Jahr deutlich vereinfacht. Das gilt dann auch für die doppelte Haushaltsführung.

Vorerst müssen sich betroffene Arbeitnehmer und Arbeitgeber aber mit den vorhandenen Gegebenheiten arrangieren.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“