Abmahnen – in fünf Schritten

Mit diesen fünf Schritten gehen Sie auf Nummer sicher, wenn Sie rechtssicher abmahnen möchten. Immer wieder erleiden Arbeitgeber mit Abmahnungen vor dem Arbeitsgericht Schiffbruch. Das wird Ihnen mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung nicht passieren.

Kleine Nachlässigkeiten führen zu Unwirksamkeit der Abmahnung

Befolgen Sie diese Anleitung, damit Sie beim Abmahnen keine Fehler machen!

Der Grund einer scheiternden Abmahnung:  Sie haben es sich zu leicht gemacht. Selbst kleine Nachlässigkeiten können hier zur Unwirksamkeit der Abmahnung führen. Erfolgreicher sind Sie, wenn Sie bei einer Abmahnung in den folgenden fünf Schritten vorgehen.

Schritt 1 für das rechtssichere Abmahnen: Ermitteln und Beweise sichern

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihrem abgemahnten Mitarbeiter die Pflichtverletzung, wegen der Sie die Abmahnung ausgesprochen haben, in einem späteren Kündigungsschutzprozess nachweisen. Bis es zu einem solchen Prozess kommt, kann allerdings einige Zeit vergehen – und somit vieles in Vergessenheit geraten. Ersparen Sie sich deshalb Schwierigkeiten, indem Sie den Vorfall rechtzeitig dokumentieren und die Beweise zur Personalakte
nehmen. Zu diesem Zweck können Sie

• Zeugen (auch Arbeitskollegen) befragen. Lassen Sie sich eine schriftliche Stellungnahme anfertigen;
• Bildmaterial anfertigen, wenn Ihr Mitarbeiter etwa fehlerhafte Arbeitsergebnisse geliefert oder Sachen beschädigt hat;
• Beschwerden von Kunden oder Kollegen sammeln. Fertigen Sie sich ggf. Gesprächsnotizen an;
• den Vorfall – notfalls auch durch Einschaltung eines Privatdetektivs – recherchieren.

Schritt 2 zum rechtssicheren Abmahnen: Anhörung des Arbeitnehmers

Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist: Geben Sie Ihrem Arbeitnehmer vor jeder Abmahnung Gelegenheit, sich zu den gegen ihn erhobenen Vorwürfen zu äußern. Dies hat für Sie zwei Vorteile: Zum einen erfahren Sie den Vorfall aus der Sicht Ihres Mitarbeiters und erhalten unter Umständen Informationen, die für die Beurteilung der Pflichtverletzung bedeutsam sind.

Zum anderen legt sich Ihr Mitarbeiter mit seiner Stellungnahme fest. Ihm wird damit die Möglichkeit genommen, später – mit anwaltlicher Beratung – seine Schilderung der jeweiligen Situation anzupassen. Hat Ihr Mitarbeiter im Gespräch beispielsweise eingeräumt, verschlafen zu haben, kann er später nicht mehr einen unvorhersehbaren Stau als Grund für seine Verspätung anführen.

Schritt 3: Abmahnen bitte immer schriftlich!

Durch die Abmahnung soll das Fehlverhalten des Arbeitnehmers dokumentiert werden. Fassen Sie die Abmahnung also immer schriftlich ab, um sie als Beweis für einen späteren arbeitsgerichtlichen Prozess sicherzustellen.

Schritt 4: Formulieren Sie beim Abmahnen genau

Werfen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Fehlverhalten vor, sollten Sie dies möglichst präzise beschreiben. Ihr Mitarbeiter hat nämlich einen Anspruch darauf zu erfahren, welches konkrete Verhalten er in Zukunft ändern oder unterlassen soll.

Schritt 5: Klären Sie, welche Personen abmahnen dürfen

Zu Abmahnungen berechtigt sind nicht nur Personen, die auch eine Kündigung wirksam aussprechen können, sondern auch alle diejenigen, die verbindliche Anweisungen bezüglich des Ortes, der Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung erteilen dürfen. Das sind regelmäßig auch der jeweilige Dienst- und Fachvorgesetzte, wie Meister oder Abteilungsleiter. Beschränken Sie deshalb intern den Kreis der abmahnungsberechtigten Personen.

So stellen Sie sicher, dass ungeschulten Personen beim Aussprechen einer Abmahnung keine Fehler unterlaufen. Außerdem verhindern Sie auf diese Weise, dass Ihr Kündigungsrecht durch den Ausspruch einer Abmahnung voreilig verbraucht wird..