Abmahnung – diese Inhalte müssen rein!

In unserem gestrigen Artikel über das Abmahnen, haben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand gelegt, mit der Sie rechtssicher vorgehen. Hier erhalten Sie die Antwort auf die Frage, welche Inhalte Ihre Abmahnung haben sollte.

Vermeiden Sie Fehler bei der Abmahnung

So wählen Sie den Inhalt der Abmahnung richtig.

Eine rechtswirksame Abmahnung ist in vielen Fällen Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei der Abmahnung keine Fehler machen. So ist es zuallererst ratsam, die „Abmahnung“ auch als solche zu bezeichnen. Dadurch machen Sie Ihrem Mitarbeiter auf einen Blick klar, worum es geht.

Der Inhalt der Abmahnung richtet sich nach dem Zweck

Der weitere Inhalt einer Abmahnung richtet sich nach deren Zweck.  Folgende Kriterien muss jede Abmahnung erfüllen – anderenfalls ist sie unwirksam.

Hinweisfunktion der Abmahnung

Auf die Vertragsverletzung des Arbeitnehmers muss so genau wie möglich hingewiesen werden. Für Ihren Mitarbeiter muss aus Ihrer Beschreibung zweifelsfrei erkennbar sein, welches Verhalten Sie ihm vorwerfen, damit er es entsprechend ändern kann.

Allgemein gehaltene Formulierungen (z. B. „Ihre Arbeitsleistung entspricht nicht unseren Vorstellungen“, „Störung des Betriebsfriedens“, „Unzuverlässigkeit“, „wegen der Ihnen bekannten Vorfälle“ oder „aus gegebenem Anlass“) genügen in keinem Fall den Anforderungen der Rechtsprechung! Achten Sie beim Verfassen einer Abmahnung deshalb stets darauf, dass die Zeit, der Ort sowie die Art und Weise des Fehlverhaltens so exakt wie möglich wiedergegeben werden.

Rügefunktion der Abmahnung

Das Verhalten des Arbeitnehmers muss beanstandet werden. Formulieren Sie Ihre Abmahnung so, dass zweifelsfrei deutlich wird, dass Sie das Fehlverhalten missbilligen.

Warnfunktion der Abmahnung

Für den Fall der Wiederholung der Vertragsverletzung müssen Sie Ihren Mitarbeiter darauf hinweisen, dass er mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen muss. Zwar reicht insoweit der Hinweis, dass Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sind. Finden Sie im Zweifel dennoch deutliche Worte und scheuen Sie sich nicht, in Ihrer Abmahnung ausdrücklich die ordentliche oder außerordentliche Kündigung anzudrohen.

Übrigens: Haben Sie den Arbeitnehmer schon mehrfach abgemahnt, müssen Sie die letzte Abmahnung
besonders eindringlich formulieren (z. B. „Letzte Abmahnung“ oder „letztmalig“),
um der Warnfunktion zu genügen.

Dokumentationsfunktion

Durch die Abmahnung soll das Fehlverhalten des Arbeitnehmers festgehalten werden. Die Arbeitsgerichte halten zwar auch eine mündliche Abmahnung für wirksam. Fassen Sie die Abmahnung zu Beweiszwecken für einen späteren arbeitsgerichtlichen Prozess aber immer schriftlich ab und dokumentieren Sie den Zugang. Für den Zugang der Abmahnung sind Sie beweispflichtig. Lassen Sie sich deshalb den Empfang bestätigen. Weigert sich
der Arbeitnehmer, den Erhalt zu bestätigen, sollten Sie bei der Übergabe einen Zeugen (z. B. Personalleiter) hinzuziehen. – Zwei Sonderfälle sind zu beachten:

Einem ausländischen Mitarbeiter, der der deutschen Sprache nicht mächtig ist, geht die Abmahnung erst zu, wenn er Kenntnis vom Inhalt des Schreibens erlangt hat, ihm das Schreiben also übersetzt wurde.  Ist Ihr Azubi noch keine 18 Jahre alt, müssen Sie Ihre Abmahnung an dessen gesetzlichen Vertreter (regelmäßig die Eltern) richten. Ihre Abmahnung wird erst wirksam, wenn sie den Eltern zugeht. Zusätzlich sollten Sie auch Ihren Auszubildenden informieren..