Arbeitszeugnisse formulieren – eine Anleitung

Arbeitszeugnisse formulieren ist gar nicht so einfach. Das Zeugnis soll ein Gesamtbild über Führung, Leistung und Persönlichkeit des Arbeitnehmers aufzeigen. Auf der einen Seite ist es wichtig, dass der Mitarbeiterin seinem beruflichen Fortkommen gefördert wird. Auf der anderen Seite müssen Dritte aussagekräftige Anhaltspunkte erhalten.

Von Verklausulierungen hat weder der Arbeitnehmer, noch anderer Unternehmen etwas. Deshalb sollten Sie Textbausteine vermeiden und auf individuelle Formulierungen setzen. Aber wie?

Arbeitszeugnisse richtig und gut formulieren – so geht’s!

Vorab: Das Gesetz gibt keine Schreibweisen oder Wortwendungen für Arbeitszeugnisse vor. Sie sind als Arbeitgeber also in Ihrer Wortwahl frei. Verklausulierte Formulierungen sind also kein Zwang.

Jedes Zeugnis sollte persönlich auf den Arbeitnehmer zugeschnitten sein. Sie müssen keine uniformen Textbausteine verwenden und die Leistungen Ihrer Mitarbeiter in verschlüsselten Formulierungen ausdrücken. Freie, persönlich gehaltene Formulierungen sind Trumpf.

Arbeitszeugnisse formulieren mit kurzen prägnanten Sätzen

Eine aktive Sprache und kurze prägnante Sätze sind der wichtigste Kniff für eine gute Leserlichkeit von Arbeitszeugnissen. Außerdem sind Beispiele als Beleg für Aussagen über Fähigkeiten sehr sinnvoll. Diese sollten eine in sich schlüssige Entwicklung im Unternehmen widerspiegeln. Das wird auch gefördert, wenn Sie die beruflichen Stationen des Mitarbeiters nicht nur beschreiben, sondern ebenso auf gute Arbeitserfolge eingehen. Auch Persönlichkeitsmerkmale wie Belastbarkeit, Reaktionsfähigkeit, Flexibilität und Sorgfalt sind erwähnenswert.

Zeitformen – ein häufiger Fehler in Arbeitszeugnissen 

Dir richtige Zeitform - ein häufiges Problem beim Formulieren von Arbeitszeugnissen

Die Zeitformen im Arbeitszeugnis sind außerdem ein häufiger Fehler. Die Arbeitsleistung wird in der Vergangenheitsform beschrieben. Sie ist ja schon passiert. Eigenschaften und Fähigkeiten sollten Sie allerdings in der Gegenwart verfassen, denn diese Eigenschaften hat der Arbeitnehmer ja immer noch – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Beispielhafte Formulierungen eines guten Arbeitszeugnisses

Konkrete Beispiele für gute Arbeitsleistungen von Mitarbeitern könnten so formuliert sein:

• „XY hat ein Konzept für die Optimierung der Arbeitsprozesse erarbeitet und erfolgreich umgesetzt.“
• „XY hat als Leiter einer Arbeitsgruppe neue Provisionsmodelle erarbeitet und in Vereinbarung mitdem Vorstand erfolgreich eingeführt.“
• „Mit seinem/ihrem Engagement, Ideen und Tatkraft trägt XY wesentlich zum Unternehmenserfolg bei.“
• „Auch mit Abteilungen, die andere Interessen vertreten, arbeitet XY konstruktiv zusammen.“

Der Schluss eines Arbeitszeugnisses – Die Abschlussformel

Die Abschlussformel sollte einen Dank für die gute Arbeit, einen nachvollziehbaren Austrittsgrund und eventuell Empfehlungen und Wünsche für die Zukunft enthalten. Wählen Sie dabei einen herzlichen und wenig schematischen Tonfall. Sie teilen mit, warum das Arbeitsverhältnis aufgelöst wird. Auch darin kann eine Wertung enthalten sein. Diese sollte mit den Hauptaussagen des Arbeitszeugnisses übereinstimmen. Allgemein gilt, dass die Bewertung umso besser ist, je ausführlicher die Schlussformel ausfällt.

Positiv-Beispiel (Note 1): „Sie verlässt uns auf eigenen Wunsch. Sie hat bleibende Verdienste erworben.
Wir bedauern ihr Ausscheiden außerordentlich und wünschen ihr auch für ihren weiteren beruflichen
Werdegang alles Gute.“

Negativ-Beispiel (Note 5): „Das Arbeitsverhältnis endete am ……. im gegenseitigen Einvernehmen.“

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