Bewirtungskosten: 5 Regeln für die Steuer

5 Regeln für Bewirtungskosten

Als Unternehmer oder Selbstständiger können Sie Bewirtungskosten als Betriebsausgaben absetzen.

Um dabei späteren Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie sich an 5 Regeln halten.

1. Bewirtungskosten von anderen Betriebsausgaben trennen

Der Gesetzgeber ist hier im § 4 des Einkommensteuergesetzes eindeutig. Im Absatz 7 heißt es:

„Aufwendungen im Sinne des Absatzes 5 Satz 1 Nummer 1 bis 4, 6b und 7 (… unter anderem eben auch Bewirtungskosten, d. Verf.) sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.“

Wenn Sie also Bewirtungskosten haben, sollten Sie diese nicht als Werbeaufwand oder ähnliches buchen. Denn sonst wird Ihnen der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug versagt.

Am besten ist es, wenn Sie Bewirtungskosten von vornherein auf separate Konten buchen. Auch bei der beleghaften Buchhaltung ist eine klare Trennung, zum Beispiel durch Trennblätter, von den übrigen Betriebsausgaben vorzunehmen.

2. Nennen Sie Teilnehmer und den Grund für die Bewirtung

Das gehört eigentlich zum Standard jedes Bewirtungsbeleges dazu. Gerade auch für den Fall, dass Familienangehörige von Ihnen selbst oder den Geschäftspartnern mit teilnehmen, sollten Sie den Anlass der Bewirtung so detailliert wie möglich angeben.

Außerdem sollten Sie von vornherein die Kosten für Personen abziehen, die mit dem geschäftlichen Anlass nichts zu tun haben.

In meinem ersten Artikel zum Thema hatte ich bereits darauf hingewiesen, dass die Bewirtungskosten für eigene Familienangehörige nicht abgesetzt werden können.

Wenn Sie die Bewirtungskosten vorher bereits abziehen, nehmen Sie dem Finanzamt gleich den Wind für mögliche Nachprüfungen aus dem Segel.

3. Aufpassen bei Thermorechnungen

Rechnungen auf so genanntem Thermopapier sind heute noch gang und gäbe in Restaurants. Deren Nachteil: Sie verblassen mit der Zeit.

Es steht aber in Ihrer Verantwortung als Steuerpflichtiger, für eine Leserlichkeit im gesetzlich vorgeschriebenen Zeitrahmen zu sorgen.

Dieser Forderung kommen Sie am einfachsten nach, wenn Sie Thermorechnungen kopieren oder einscannen. Die Duplikate sind dann entsprechend ebenfalls zu den Buchhaltungsunterlagen zu nehmen.

4. Beachten Sie die 150-€-Grenze

Seit dem Einkommensteueränderungsgesetz 2012 müssen Sie bei Rechnungen über 150 € brutto Zusatzangaben auf der Rechnung vornehmen.

Auf der Rechnung muss dann der bewirtende Unternehmer mit Namen und Adresse vermerkt werden.

In der Praxis können Sie beispielsweise die Restaurantmitarbeiter bitten, bei der Ausstellung de Rechnung oder des Beleges diese Eintragung bereits vorzunehmen.

5. Kein Kauf von Bewirtungsbelegen

Im Internet floriert – wenig überraschend – auch ein Schwarzmarkt für Bewirtungsbelege. Allerdings sollten Sie davon auf jeden Fall die Finger lassen.

Denn auch hier versuchen Finanzämter immer wieder, bei Kontrollen auch die Abnehmer solcher Belege zu identifizieren. Werden Sie erwischt, droht ein Strafverfahren.

Um bei hohen Bewirtungskosten Zweifel von vornherein zu zerstreuen, empfiehlt sich:

Zahlen Sie am besten solche Rechnungen mit Kreditkarte oder EC-Karte. So haben Sie garantiert einen entsprechenden Zahlungsnachweis.

Was unter Bewirtungskosten generell zu verstehen ist, welche Rechtsgrundlagen es gibt und wie Bewirtungskosten berechnet werden, können Sie in meinem Artikel „Bewirtungskosten richtig berechnen“ nachlesen.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“