Bewirtungskosten: Gefahrenquellen für die Anerkennung

Was es mit Bewirtungskosten grundsätzlich auf sich hat, haben wir Ihnen in unserem ersten Artikel zum Thema Bewirtungskosten bereits erläutert. In diesem Artikel stellen wir Ihnen noch weitere Fallstricke vor, die die Absetzbarkeit Ihrer Bewirtungskosten gefährden können.

Bewegen sich die Bewirtungskosten in einer angemessenen Höhe?

Achtung! Prüfen Sie stets, ob die Höhe Ihrer Bewirtungskosten angemessen ist!

Das Finanzamt prüft die Bewirtungskosten nicht nur darauf, wie Sie diese ansetzen und wer dabei war, sondern auch ob die Höhe der Bewirtungskosten ein angemessenens Ausmaß annimmt.  Nur der Teil, den das Finanzamt für angemessen wird, kann – gekürzt um 30 % – zum Betriebskostenabzug zugelassen werden.

Beispiel zur Angemessenheit der Bewirtungskosten

Ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH bewirtet den Geschäftsführer einer anderen GmbH, zu der Geschäftsbeziehungen bestehen, in einem 3-Sterne-Restaurant. Zweck des Gesprächs ist die Verbesserung der Zusammenarbeit der beiden Unternehmen im Rahmen eines gemeinsamen Projekts.

Das 5-Gänge-Menü kostet 1.200 €. Plus Trinkgeld von 120 € und Taxikosten von 50 € entstehen Gesamtkosten von 1.370 €. Bei der Angemessenheitsprüfung sind in diesem Beispielsfall verschiedene  Umstände zu berücksichtigen. Dabei kommt es an auf Unternehmensgröße, Art und Umfang der Geschäftsbeziehungen
und die Stellung des Bewirteten. All diese Merkmale sollen dargelegt werden. Kosten in der oben genannten Höhe dürften jedoch in der Regel nicht als angemessen gelten. Erkennt die Betriebsprüfung z.B. nur Gesamtkosten von 500 € als angemessen an, so sind davon noch einmal 30 % abzuziehen, so dass von den ursprünglichen
1.370 € nur 350 € als Betriebsausgaben abziehbar sind.

Besondere Gefahrenquellen für die Anerkennung der Bewirtungskosten

Häufige Gefahren- und Fehlerquellen, wenn es um die Anerkennung der Bewirtungskosten geht, sind der Anlass und Ort der Bewirtung. Grundsätzlich gilt nämlich, dass bei einer privaten Veranlassung die Bewirtungskosten vollständig vom betrieblichen Abzug ausgeschlossen sind. Findet eine Bewirtung an einem Geburtstag der Hauptbeteiligten statt, spricht dies für eine private Veranlassung. Hier gilt es, sich zu wappnen, indem die überwiegende betriebliche Veranlassung dokumentiert wird, z.B. Bewirtung in den Geschäftsräumen im direkten zeitlichen Zusammenhang mit Geschäftsverhandlungen etc.

Ebenso deutet eine Bewirtung in den Privaträumen des bewirtenden Unternehmers auf eine private Veranlassung hin, es sei denn, es können dafür überzeugende Gründe angeführt werden, wie z.B. gesundheitliche Einschränkungen eines Teilnehmers, die einen Lokalbesuch ausschließen, oder kulturelle Besonderheiten bei ausländischen Partnern, die eine Bewirtung im Privathaus erwarten.

Weitere mögliche Gründe für die Nichtanerkennung der Bewirtungskosten

Eine unzureichende Aufzeichnung und Buchführung führt ebenfalls häufig dazu, dass Bewirtungskosten nicht voll angerkannt werden. Denn Ohne ordnungsgemäßen und vollständigen Nachweis gibt es keinen Abzug, auch wenn
an der betrieblichen Veranlassung und der Angemessenheit keine Zweifel bestehen. Dazu gehört die Rechnung des Gastronomen. Sie muss Namen und Anschrift der Gaststätte sowie des bewirtenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistungen sowie Bruttoentgelt und Steuersatz enthalten.

Außerdem fordert die Verwaltung die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer
der Gaststätte sowie eine Rechnungsnummer (R 4.10 Abs. 8 S. 8 EStR). Bei Rechnungsbeträgen bis 150 € sind diese Nummern jedoch nicht zwingend. Zusätzlich auf der Rechnung zu vermerken sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2).

Diese Angaben bedürfen der Unterschrift des Bewirtenden. Der Gesamtbeleg ist zeitnah zu erstellen und in der Buchführung des bewirtenden Unternehmens zu erfassen. Eine Nachholung der Belegerstellung nach mehreren Monaten wird nicht anerkannt. Außerdem ist eine gesonderte zeitnahe Aufzeichnung einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben vorgeschrieben (§ 4 Abs. 7 EStG).

Die gute Nachricht zum Schluss

Die pauschale Abzugsbeschränkung der Bewirtungskosten von 30 % gilt nicht für den Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer aus angemessenen Bewirtungskosten kann stets vollständig abgezogen werden..