Bewirtungskosten richtig berechnen

Wie Sie Bewirtungskosten richtig berechnen

Bewirtungskosten gehören zu den Betriebsausgaben, die sehr gern von Finanzbeamten moniert werden.

Hält man sich hier als Unternehmer nicht an die gesetzlichen und fiskalischen Gepflogenheiten, können die Bewirtungskosten schnell gestrichen werden.

Das kann in der Gewinnrechnung deutliche Folgen haben.

Zur steuerlichen Einordnung von Betriebskosten

Bevor es um die Bewirtungskosten und ihre steuerliche Abzugsfähigkeit geht, zum besseren Verständnis, was Bewirtungskosten überhaupt sind.

Zur richtigen steuerlichen Einordung müssen die Fragen nach dem „Wer“, „Wo“ und „Was“ geklärt werden. Zur Unterscheidung:

1. Wenn Sie Mitarbeiter und deren Angehörige auf Besprechungen oder Betriebsfeiern bewirten, gelten diese Kosten als innerbetriebliche Bewirtung und damit als Personalaufwand.
2. Wenn Sie Kunden innerhalb kostenpflichtiger Veranstaltungen bewirten, gelten die Kosten zu 100% als betrieblicher Aufwand.
3. Bewirtungskosten werden nur als solche anerkannt, wenn sie außerhalb des eigenen privaten Umfeldes stattfinden.
4. Werden beispielsweise bei einem Geschäftsessen eigene Familienangehörige mitbewirtet, sind diese Bewirtungskosten aus der Gesamtrechnung herauszurechnen. Dagegen zählen die Bewirtungskosten für mitbewirtete Familienangehörige der Geschäftspartner.

Das sagt der Gesetzgeber zu Bewirtungskosten

Die gesetzliche Grundlage für den Abzug von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben bildet der § 4 des Einkommensteuergesetzes.

Darin heißt es in der üblichen Negativ-Erklärung, dass folgende Betriebsausgaben den Gewinn nicht mindern dürften:

„…Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind…“

Was Sie absetzen können

Daraus folgt, dass Sie grundsätzlich 70% der entstandenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben absetzen können.

Das umfasst nicht nur die direkten Kosten für Speisen und Getränke, sondern auch Nebenkosten wie Garderobengebühren oder Trinkgelder.

Die restlichen 30% entfallen im Verständnis des deutschen Fiskus auf den Bereich des persönlichen Nutzens, in diesem Fall der eigenen Nahrungsaufnahme.

Was geschieht mit der Umsatzsteuer?

Immerhin ist das Steuerrecht bei der ebenfalls nötigen Umsatzsteuerrechnung kulanter.

Denn Sie können grundsätzlich 100% der gezahlten Umsatzsteuer als Vorsteuer zum Abzug bringen.

Der Sonderfall: Freiwillig gezahlte Trinkgelder. Einerseits werden hier ebenfalls 70% als Bewirtungskosten und damit als Betriebsausgabe abgerechnet.

Andererseits entfällt für diesen Rechnungsteil eine Umsatzsteuerberechnung und damit natürlich auch ein Vorsteuerabzug.

Ein Berechnungsbeispiel

Die Bewirtungsrechnung beträgt netto 90,00 € plus 17,10 € Umsatzsteuer (bei 19%). Die Gesamtsumme von 107,10 € runden Sie mit Trinkgeld auf 120,00 € auf. Daraus folgt folgender Betriebsausgaben-Ansatz:

70% von 90,00 € Netto-Rechnungsbetrag = 63,00 €

70% von 12,90 € Trinkgeld = 9,03 €

Summe Betriebsausgaben: 72,03 €

Vorsteuerabzug: 17,10 €

Was ist „angemessen“?

Dabei ist noch die Frage zu klären, was der Fiskus als angemessene Aufwendungen für Bewirtung ansieht. Dies ist ja laut § 4 die Grundvoraussetzung für die Anerkennung als Betriebsausgabe.

Eine genaue Zahl für die angemessenen Bewirtungskosten werden Sie in der einschlägigen Steuerliteratur vergeblich suchen.

Aber es hat sich in der Praxis eingebürgert, dass Ausgaben in Höhe von rund 100 € pro Person und Anlass als angemessen angesehen werden.

In der Fortsetzung lesen Sie die 5 Regeln, wie Sie Ärger mit dem Fiskus bei der Anerkennung der Bewirtungskosten vermeiden.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“