Computer: Überlassung an Arbeitnehmer kann lohnen

EDV-Überlassung kann steuerlich lohnen

In der heutigen Arbeitswelt verschwimmen oftmals die zeitlichen und räumlichen Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit bei Angestellten. Das gilt im besonderen Maße für Mitarbeiter, die im Management oder in der Projektarbeit tätig sind.

Viele Arbeitgeber reagieren darauf, indem sie den Mitarbeitern die dafür nötigen EDV-Geräte – beispielsweise Computer wie Workstations oder Notebooks – überlassen. Wohl wissend, dass diese Geräte auch privat genutzt werden können.

Das kann nicht nur vorteilhaft für das Arbeitspensum und die Produktivität haben. Auch steuerlich kann sich dies für Sie als Arbeitgeber lohnen.

Überlassung ist steuerfrei

Denn seit Einführung des „Gesetzes zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften“ ist die Überlassung von EDV-Geräten und Software an Arbeitnehmer steuerfrei gestellt.

Erfolgt die Überlassung zusätzlich zum Arbeitslohn, müssen Sie als Arbeitgeber nur den Warenwert der überlassenen Technik und/oder Software pauschal mit 25% versteuern.

Keine Sozialversicherungspflicht

Gleichzeitig bleiben die Vorteile, die Ihr Mitarbeiter aus der Überlassung zieht, sozialversicherungsfrei. Das kommt sowohl Ihrem Mitarbeiter als auch Ihnen als Arbeitgeber zugute.

Die steuerfreien Vorteile im Überblick

Nach den entsprechenden rechtlichen Vorschriften sind folgende Vorteile von der Steuer konkret befreit:

1. Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationstechnik inklusive Zubehör.

In der Praxis bezieht sich das zum Beispiel auf private Telefonate des Mitarbeiters mit dem überlassenen Firmen-Handy oder die Nutzung des betrieblichen Internet-Zugangs für private Angelegenheiten.

2. Vorteile aus der privaten Nutzung von Betriebs- und Anwendungs-Software, wenn diese auch im Betrieb genutzt werden.

Zum Beispiel könnte sich das auf ein durch das Unternehmen lizensiertes Office-Programm beziehen, das vom Mitarbeiter für privaten Schriftverkehr genutzt wird.

3. Vorteile aus der Nutzung von Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit den überlassenen Geräten oder Programmen stehen.

Dies kann sich auf die Nutzung von Hotlines oder Reparaturen beziehen.

Wem die Geräte gehören müssen

Die genannten Vorteile können dabei nicht nur genutzt werden, wenn der Arbeitgeber auch tatsächlich Eigentümer der entsprechenden Wirtschaftsgüter ist. Denn die Regelungen beziehen sich auch auf gemietete oder geleaste Geräte oder Software.

Wichtig dabei: Sind Sie als Arbeitgeber Eigentümer, dürfen Sie für die Steuerfreiheit dem Arbeitnehmer nur ein zeitlich begrenztes Nutzungsrecht einräumen.

Sind die Geräte gemietet oder geleast, müssen die Geräte nach Ablauf der Vertragslaufzeit an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Eine Fortsetzung der Nutzung durch den Arbeitnehmer auf eigene Rechnung ist nicht erlaubt.

Wer von der Steuerfreiheit profitiert und wer nicht

Genutzt werden können die steuerlichen Vorteile nicht nur für „normale“ Arbeitnehmer. Auch beschäftigte nahe Angehörige können die Vorteile nutzen.

Das gilt auch für Gesellschafter-Geschäftsführer, wenn entsprechende Vereinbarungen getroffen werden, die mit den Vereinbarungen anderer Mitarbeiter vergleichbar sind.

Selbständige sind allerdings von den Steuervorteilen ausgeschlossen. Denn bei ihnen nimmt das Finanzamt an, dass es keine Interessenabgrenzung zwischen betrieblich und privat gibt.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“