Elektronische Rechnung – das gilt!

Im letzten Jahr hat sich einiges getan, was die Regelungen zur elektronischen Rechnung betrifft. Nach wie vor bleiben die Anforderungen für die elektronische Rechnung hoch, wurden aber immerhin im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetz etwas heruntergeschraubt.

Vereinfachte Anforderungen bei der elektronischen Rechnung

Diese Regelungen gelten für die elektronische Rechnung, nach der Steuervereinfachung.

Das Steuervereinfachungsgesetz hat 2011 den Bundestag und Bundesrat passiert und ist in Kraft getreten. Bei der elektronischen Rechnung ergab sich dadurch folgende Veränderung. Bisher galt: Für den Vorsteuerabzug war nach UStG bisher eine qualifizierte elektronische Signatur zwingend erforderlich. Sie musste nicht nur mit einer besonderen Software geprüft, sondern auch mit der Rechnung archiviert werden.

Vorsteuerabzug auch auf die elektronische Rechnung

Mit der Steuervereinfachung entfällt die bislang bürokratische Hürde bei der elektronischen Rechnung rückwirkend zum 01.07.2011.

Ab sofort wird der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen von der deutschen Finanzverwaltung grundsätzlich akzeptiert. Zur Freude der Befürworter der elektronischen Rechnung. Die Gegner der bisher sehr hohen Signaturhürde pochten immer wieder auf ihren Standpunkt, dass auch Zweifel an der Authentizität von Rechnungsdokumenten bestehen könnten, wenn sie per Post verschickt worden sind. Aktuell schreibt § 14 UStG für die elektronische Rechnung Folgendes vor:

Ganz gleich, ob es sich um Papierrechnungen oder um elektronische Rechnungen handelt, müssen vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftsleute künftig die folgenden Merkmale einer Rechnung überprüfen:

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung (das heißt die Identität des Rechnungsausstellers),
• die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d. h. die Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert) und
• die Lesbarkeit der Rechnung („mit menschlichem Auge erkennbar“).

Der Gesetzgeber lässt allerdings offen, auf welche Weise die Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungsdokumenten geprüft wird. Auch wie die Lesbarkeit sichergestellt werden soll, wird nicht explizit geschrieben.  Sicher ist nur: Mit elektronisch signierten oder per elektronischem Datenaustausch erzeugten Rechnungen sind Versender und Empfänger weiterhin auf der sicheren Seite.

Zur Archivierung der elektronischen Rechnung

Aber Achtung, wenn Sie die Form der elektronischen Rechnung wählen:  Eine Archivierung der Rechnung mittels Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend. Die Rechnung muss elektronisch gespeichert werden und jederzeit lesbar gemacht werden können. Außerdem müssen Sie glaubhaft machen, dass die  Rechnung zu keiner Zeit inhaltlich verändert wurde. Ob Ihnen das gelingt, dürfte sich allerdings erst bei einer Betriebsprüfung herausstellen.  

Weitere Änderung zur elektronischen Rechnung

Anfang dieses Jahres wurde die elektronische Rechnung, Papierrechnungen gleichgestellt. Erstere sind Rechnungen, die per Datenträger ausgetauscht werden, beispielsweise als E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server, nicht jedoch per Standard-Telefax. Diese Regelung ist bereits rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft getreten..