Rechnungsnummern: Lückenlose Abfolge nicht notwendig!

Beim Thema Rechnungsnummern haben einige Unternehmer – gerade Gründer und Kleinunternehmer – Angst davor, eine geringe Auftragslage durch die Angabe der fortlaufenden Rechnungsnummer zu outen. Das muss allerdings nicht sein. Was bei Rechnungsnummern gilt und wie Sie diese in der Praxis handhaben können, lesen Sie hier!

Warum überhaupt Rechnungsnummern?

Ihre Rechnungsnummern müssen vor allem eines sein: einmalig!Mit der korrekten Angabe von Nummern auf Ihren Rechnungen sichern Sie sich den Vorsteuerabzug. Denn wenn Rechnungsnummern fehlen, vermuten misstrauische Prüfer des Finanzamts Schwarzgeschäfte, bei denen Rechnungen zwar erteilt, nach der Zahlung aber wieder storniert oder vernichtet wurden. Doch auch, wenn der generelle Usus heißt, dass Ihre Rechnungen "fortlaufende" Nummern vorweisen müssen, heißt es nicht, dass jede Ihrer Rechnungen einen Überblick über Ihren Rechnungsausgang vermitteln darf.

Das Umsatzsteuergesetz regelt die Handhabung von Rechnungsnummern in § 14 Umsatzsteuergesetz. Demnach muss jede Rechnung eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmelig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.

Im Umsatzsteueranwendungserlass 2010 wurde allerdings hinzugefügt, dass die fortlaufende Nummer nur sicherstellen soll, dass die Rechnungsnummern einmalig vergeben werden. Man darf demzufolge unterschiedliche Zahlen- und Buchstabenreihen verwenden. Durch diese ist für den Rechnungsempfänger nicht nachvollziehbar, wie viele Rechnungen Sie im Jahr verschicken.

Generelle Regeln bei Rechnungsnummern

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Sie bei Rechnungsnummern Nummerkreise bilden dürfen und die Nummern nicht lückenlos erfolgen müssen. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie jede Nummer einmalig vergeben und diese idealer Weise leicht zuzuordnen ist. Bei der Auswahl von Rechnungsnummern sind beliebige Buchstaben und Zahlenkombinationen möglich.

Tipps zur praktsichen Gestaltung von Rechnungsnummern

Nach den Umsatzsteuerrichtlinien sind Sie also nicht gezwungen, Ihre Rechnungen der Reihe nach abzuzählen. Hier finden Sie einige Gestaltungsbeispiele für die Vergabe von Rechnungsnummern.

1. Datum als Grundlage

Sie können zum Beispiel das aktuelle Tagesdatum als Grundlage nehmen.  Wenn Sie beispielsweise heute zwei Rechnungen stellen würden versehen Sie die erste mit 12-06-2012-01 und die zweite mit 12-06-2012-02. So kann der Empfänger höchstens erkennen, wie viele Rechnungen Sie an dem Tag verschickt haben. Mehr aber auch nicht.

2. Tipp Ort als Grundlage

Für die Wahl der Rechnungsnummern sind Zahlen- und Buchstabenkombinationen erlaubt. Sie können zum Beispiel das Ortskennzeichen der Stadt hinzufügen, in der der Rechnungsempfänger sitzt. Beispiel: 2012-HH-05 für die fünfte Rechnung, die an Ihren Kunden nach Hamburg geht.

3. Kundennamen als Grundlage

Oder Sie bauen den Namen Ihres Kunden mit in die Rechnungsnummer ein.  Die zehnte Rechnung an Herrn Mustermann in diesem Jahr würde als so aussehen:  2012 – Mustermann – 10.

4. Kombination

Sie können natürlich auch noch den Ort und Namen kombinieren, wenn Sie beispielsweise mehrere Kunden in Hamburg haben..