3 Grundsätze für die Datenarchivierung in Unternehmen

Was bei einer Datenarchivierung im Unternehmen zu beachten ist

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Die elektronische Abwicklung von Geschäften gehört heutzutage zum Alltag von Unternehmern, Selbstständigen und Freiberuflern. Dabei müssen Sie sich aber auch um eine sichere Langzeit-Archivierung der elektronischen Unterlagen kümmern. Denn:

Elektronische Unterlagen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierunterlagen. Das bedeutet, dass Sie eine Datensicherung von bis zu 10 Jahren sicherstellen müssen.

Dabei müssen Sie folgenden Grundsätzen folgen:

1. Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung

Dies basiert auf den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB), die in Deutschland einen Rechtsnorm-Charakter haben. Zu den Grundsätzen gehören im Wesentlichen folgende Anforderungen an die Buchführung: Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, formelle und materielle Richtigkeit, Rechtzeitigkeit und zeitliche Ordnung.

2. Datenzugriff

Dabei ist dem Finanzamt das Recht eingeräumt, auf eine mit Datenverarbeitungssystemen erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen zuzugreifen. Dies beschränkt sich allerdings nur auf steuerlich relevante Daten und auch nur im Rahmen einer Außenprüfung (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 16. Juli 2001 – IV D 2 – S 0316 – 136/01).

3. Prüfbarkeit digitaler Belege

Hierbei müssen Sie als Steuerpflichtiger sicherstellen, dass elektronische Daten auch entsprechend eingesehen und ausgewertet können. Dabei hat das Finanzamt drei Möglichkeiten, die Daten abzufragen.

• Die Finanzbeamten können die Daten direkt im benutzten Datenverarbeitungssystem über einen Nur-Lese-Zugriff überprüfen.
• Das Finanzamt kann von Ihnen als Steuerpflichtigem verlangen, dass Sie oder ein beauftragter Dritter die Daten nach den Vorgaben des Finanzamtes maschinell auswerten. Allerdings brauchen Sie dafür auch nur das bereits benutzte Datenverarbeitungssystem benutzen.
• Es kann aber auch verlangt werden, dass dem Finanzamt die relevanten Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger überlassen werden.

Praxis-Tipps für die Datenarchivierung

In der Praxis bedeutet das für Sie einige konkrete Maßnahmen. So sollten Sie alle eigenen elektronischen Belege, insbesondere Rechnungen, unveränderbar im Original speichern. Arbeiten Sie mit gängigen Programmen wie Word und Excel, speichern Sie die Belege am besten im PDF-Format ab.

Dabei ist auch zu beachten: Elektronisch erzeugte Rechnungen und Belege – auch beispielsweise E-Mails mit Rechnungsanhang – müssen zwingend auch elektronisch archiviert werden. Ein bloßer Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Für das Archivieren müssen Sie Datenträger wählen, die nicht nachträglich verändert werden können. Dafür eignen sich entsprechend gängige, einmal beschreibbare Datenträger wie Compact Disc.

Gehen Sie bei der Datenarchivierung auf Nummer sicher

Bei der Archivierung selbst sollten Sie dann auf Nummer sicher gehen. So raten Experten vor allem kleineren Unternehmen – die sich keine eigenen Rechenzentren oder externen Archive leisten können -, die Daten auf zwei unterschiedlichen Speichermedien zu sichern. Die Daten sollten jeweils einmal kopiert und an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.

Sollten Sie sich bislang mit dem Thema der elektronischen Archivierung noch nicht beschäftigt haben, wird es höchste Zeit. Denn viele Vorschriften verlangen bereits jetzt, Steuer- und SV-Meldungen elektronisch abzugeben.

Um Ihnen selbst den Start in die elektronische Datenarchivierung zu erleichtern, sollten Sie mit dem jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr beginnen. So sammeln Sie Erfahrungen mit möglichst vielen Belegarten, was das nachträgliche Sichern älterer Jahrgänge erleichtert.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“