Behördenpost: Als Empfänger können Sie auf Formalien pochen

Was Sie über die Zustellung von Behördenpost wissen müssen

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

die Kommunikation mit Behörden ist nicht immer leicht. Sicher können einige meiner geschätzten Leser auch davon ein Lied singen. Umso besser, dass es in letzter Zeit einige Urteile gab, die Ihnen als Empfänger von Behördenpost den Rücken stärken.

Dabei geht es um die Frage, wann Schriftstücke als wirksam zugestellt gelten. Denn so, wie die Behörden pingelig auf den Empfangszeitpunkt schauen, um über die Einhaltung von Fristen zu entscheiden, so genau können Sie es auch beim Empfang von Schriftstücken nehmen.

Wann ein Behörden-Fax als zugestellt gilt

Im ersten Urteil ging es um die Frage, wann ein per Fax versendeter Steuerbescheid als zugestellt gilt. Das ist wichtig für den Beginn der Widerspruchsfrist. Dazu müssen Sie wissen: Um schriftliche Bescheide schnell zu verschicken, nutzen Finanzämter das sogenannte Ferrari-Fax-Verfahren. Dabei werden von den Sachbearbeitern die entsprechenden Dokumente am Arbeitsplatz erstellt und dann nach Freigabe zentral versandt.

Im verhandelten Fall ging es um den Versand einer Einspruchsentscheidung per Fax. Der Server hatte im Sendebericht ein „OK“ vermerkt. Der Empfänger des Fax – ein Steuerberater – bestritt jedoch, das Dokument jemals erhalten zu haben. Sein Empfangsgerät, das eingehende Faxe automatisch ausdrucke, habe keine solche Nachricht ausgegeben.

Dem folgte auch der Bundesfinanzhof (Az. VIII R 9/10). Nach Ansicht der Richter genügt ein OK-Vermerk beim Absender nicht, um den ordnungsgemäßen Zugang zu belegen. Gefaxte Bescheide seien erst mit Ausdruck durch das Empfangsgerät wirksam „schriftlich erlassen“. Kann das Finanzamt einen solchen Ausdruck nicht belegen, ist die Zustellung unwirksam.

Formalien bei amtlicher Zustellung müssen eingehalten werden

In eine ähnliche Richtung ging auch ein anderes Urteil des Bundesfinanzhofs (Az. GrS 2/13). Dabei ging es um die amtliche Zustellung von Schriftstücken per Post. Dabei ist es dem Briefträger grundsätzlich erlaubt, den Brief in den Briefkasten zu werfen, wenn er Sie nicht persönlich antrifft. Auch in diesem Fall gilt er als zugestellt. Allerdings: Der Zusteller muss das Datum des Einwurfs auf dem Umschlag vermerken.

Vergisst er diesen Vermerk, hat er den Zustellungsauftrag fehlerhaft erfüllt. Und das hat für die Zustellung rechtliche Konsequenzen. Denn dann beginnt die Rechtsmittelfrist nicht schon mit dem Einwurf zu laufen, sondern erst dann, wenn Sie den Brief tatsächlich in den Händen halten.

Auch dazu die Begründung der Richter: Wird die Übergabe des Schriftstücks durch Einwurf in den Briefkasten bewirkt, sind sämtliche Formalien einzuhalten. Steht dann auf dem Umschlag kein Einwurf-Datum, kann die Rechtsmittelfrist nicht einfach fiktiv festgelegt werden.

Zugang ist wichtig für Fristen-Beginn

Fazit dieser beiden Entscheidungen: Die Behörden müssen den Zugang der Schriftstücke an Sie nachweisen können. Werden dabei die Formalien nicht eingehalten, gilt für Sie als Empfänger: Die Schriftstücke sind erst zugegangen, wenn Sie diese tatsächlich in den Händen halten. Das ist wie gesagt wichtig für den Beginn möglicher Einspruchs- oder Zahlungsfristen etc.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“