Lohnsteuer-Außenprüfung: Worauf besonders zu achten ist

Auf welche Aspekte Sie bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung besonders achten müssen

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

wenn das Finanzamt bei Ihnen als Unternehmer klingelt, ist das nie eine sonderlich angenehme Angelegenheit. Denn auch, wenn Sie alle steuerlichen Belange mit größter Sorgfalt erledigen, bleibt angesichts des sehr komplizierten Steuerrechts in Deutschland immer wieder eine Grauzone, die Ihnen am Ende einer Überprüfung Geld kosten kann.

Neben der allgemeinen Betriebsprüfung gehört die Lohnsteuer-Außenprüfung zu den wichtigsten Anlässen, warum das Finanzamt Einblick in Ihre Bücher nehmen will. Der Hintergrund: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, neben den anfallenden Sozialabgaben für Ihre Mitarbeiter auch deren Lohnsteuer und zu zahlenden Solidaritätszuschlag einzubehalten und an das zuständige Finanzamt abzuführen.

Das Finanzamt kann in einer Außenprüfung untersuchen, ob Sie dies immer korrekt getan haben. Wobei bei solcher Gelegenheit meist auch andere Themengebiete untersucht werden, wie z. B. steuerfreie Zuwendungen oder die korrekte Abrechnung bestimmter Arbeitsverhältnisse.

Auch wenn der Außenprüfer grundsätzlich alle Themenbereiche überprüfen kann, die mit den Lohnsteuerzahlungen zusammenhängen, so haben sich in den vergangenen Jahren doch einige Schwerpunkte herausgebildet, die Sie als Arbeitgeber auch kennen sollten, um sich bei einer Außenprüfung darauf einstellen zu können. Zu den Schwerpunkten der Überprüfung gehören:

Schwerpunkt 1: Beschäftigung von Angehörigen

Egal, ob es sich um Ihren Ehegatten, Eltern oder Kinder handelt – wenn Sie Angehörige bei sich im Unternehmen beschäftigen, wird vom Finanzamt ganz genau hingeschaut. Dabei wird überprüft, ob die getroffenen Beschäftigungs-Vereinbarungen einem Fremd-Vergleich – also wie Sie mit Fremden einen Arbeitsvertrag abschließen würden – standhalten und überhaupt durchführbar sind.

Wenn nicht, werden diese Arbeitsverhältnisse steuerlich nicht anerkannt. Wobei Sie auch noch aufpassen sollten. Denn es werden nicht nur die Arbeitsverträge überprüft, sondern ob Sie auch vereinbarte Zahlungen in angemessener Weise und pünktlich – eben wie bei anderen Mitarbeitern – geleistet haben.

Schwerpunkt 2: Aushilfslöhne

Wenn Sie Minijobber beschäftigen, wird vom Finanzamt überprüft, ob die gültige 450-Euro-Grenze für eine pauschale Lohnsteuer eingehalten wurde. Bei kurzfristig Beschäftigten wird außerdem verlangt, dass Sie Aufzeichnungen über die Dauer der Beschäftigung vorlegen können. Fehlen diese, ebenso wie Aufzeichnungen über gezahlte Löhne, verlieren Sie die Lohnsteuer-Pauschalierung von 25%.

Schwerpunkt 3: Betriebsveranstaltungen

Diesen Themenkomplex habe ich bereits mehrmals im Newsletter angesprochen. Hier gilt: Es wird überprüft, ob die Kosten pro Person nicht den inzwischen gültigen Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer übersteigen (wobei bestimmte Gemeinkosten und die Kosten für mitfeiernde Angehörige mit eingerechnet werden müssen).

Von Ihrer Seite her müssen entsprechende Aufzeichnungen über die teilnehmenden Mitarbeiter vorhanden sein. Wobei gilt: Wer gemeldet war, aber nicht teilnahm, dessen Kosten werden nicht auf andere Anwesende umgelegt. Außerdem sollten Sie daran denken, dass der Freibetrag nur für zwei Veranstaltungen pro Jahr gilt.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs

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