Neues Reisekostenrecht: Das müssen Sie wissen

Neues Reisekostenrecht: Das müssen Sie wissen

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Beschäftigen Sie als Arbeitgeber Mitarbeiter, werden Sie sich regelmäßig mit dem Thema Reisekosten befassen müssen. Denn Termine und Arbeiten bei Geschäftspartnern und Kunden gehören mittlerweile zum normalen Alltag in vielen Betrieben. Umso wichtiger ist es für Sie zu wissen, dass ab kommendem Jahr das steuerliche Reisekostenrecht geändert wird.

Der Gesetzgeber will mit der Reform des Reisekostenrechts sowohl Vereinfachungen in der Abrechnung umsetzen als auch eine höhere Rechtssicherheit schaffen. Dafür sind von Ihrer Seite her aber einige organisatorische Anpassungen nötig, die Sie am besten noch in diesem Jahr umsetzen.

Festlegung der „ersten Tätigkeitsstätte“

Den Schwerpunkt der Anpassung betrifft die klare Definition, was „erste Tätigkeitsstätte“ ist. Diese Festlegung ist für die Unterscheidung wichtig, was als Weg zur Arbeit gilt und was als Dienstfahrt. Denn ab Januar können nur noch die Fahrten zur „ersten Tätigkeitsstätte“ mit der Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer (also einfache Strecke) abgerechnet werden.

Wenn Ihr Mitarbeiter auch noch andere auswärtige Arbeitsplätze hat, werden die Fahrten dorthin dann generell als Dienstfahrt angesehen. Das hat im besonderen Maß Einfluss auf die Abrechnung, denn bei Dienstfahrten mit dem eigenen PKW können die 0,30 € pro tatsächlich gefahrenen Kilometer angesetzt werden.

Arbeitsverträge sollten angepasst werden

Als Arbeitgeber haben Sie also die Entscheidung zu treffen, welche Tätigkeitsstätte für den einzelnen Mitarbeiter die „erste Tätigkeitsstätte“ ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn es in Ihrer Firma Rahmenvereinbarungen gibt, die entsprechende Vergütungen von Dienstfahrten vorsehen.

Sie sollten die Wahl der “ersten Tätigkeitsstätte“ also mit Bedacht und auch unter steuerlichen und finanziellen Aspekten treffen. Denn jeder Mitarbeiter kann nur eine „erste Tätigkeitsstätte“ haben. Diese muss ihm auch dauerhaft zugeordnet sein. Prüfen Sie alle Arbeitsverträge und passen Sie diese mit klaren Regelungen an.

Abrechnung der Verpflegungspauschalen wird vereinfacht

Einen weiteren Schwerpunkt der Reform des Reisekostenrechts betrifft die steuerfreie Erstattung des so genannten Verpflegungsmehraufwands. Je nach Dauer der Dienstfahrt bzw. –reise können Sie Ihren Mitarbeitern Aufwendungen für die Verpflegung unterwegs steuerfrei erstatten.

Wobei sowohl im alten als auch im neuen Reisekostenrecht eine steuerfreie Erstattung der tatsächlichen Kosten grundsätzlich nicht zulässig ist. Aber Sie können je nach Abwesenheitsdauer bestimmte Pauschalbeträge auszahlen.

Es gibt mehr Geld

Die bisherige dreistufige Staffelung von Verpflegungspauschalen wird durch nur noch zwei Stufen abgelöst. Bisher konnten je nach Abwesenheitsdauer 6, 12 oder 24 € je Tag abgerechnet werden. Nun gilt für eine Abwesenheit über 8 Stunden ein Pauschal-Satz von 12 €. Über 24 Stunden können 24 € angesetzt werden.

Dabei ist wohl die größte Vereinfachung bei der Behandlung von An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen festzustellen. Denn hier wird nicht mehr nach den tatsächlichen Reisestunden gefragt, sondern pauschal 12 € angesetzt.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“