Online-Accounts von Firmen: So sichern Sie den dauerhaften Zugriff

22. Januar 2016 0 Kommentare

Aus dem aktuellen kostenlosen Newsletter

“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

wenn das „digitale Erbe“ in Unternehmen nicht geregelt ist, droht ein ernsthaftes Problem. Das zeigt die Zuschrift eines Lesers, der über die Probleme berichtete, die der Weggang eines IT-Verantwortlichen aus dem Betrieb verursachte.

Denn dieser Mitarbeiter hatte in dem kleinen mittelständischen Unternehmen nicht nur die Aufsicht über die eigene technische Infrastruktur. Zusätzlich liefen sämtliche Internetaktivitäten inklusive Zugängen zu verschiedenen Anbietern über seinen Tisch und – was besonders schwerwiegend war – auch auf seinen Namen. Das betraf auch die Aktivitäten des Unternehmens in den sozialen Netzwerken wie Facebook und dem beruflichen Netzwerk Xing, wo das Unternehmen über den Account des IT-Mitarbeiters auch eine Firmenpräsentation und Stellenausschreibungen veröffentlichte.

Da man sich im Streit trennte, war die Kooperationsbereitschaft des ehemaligen Mitarbeiters denkbar gering. Was für das Unternehmen letztlich nicht nur bedeutete, dauernd nach fehlenden Nutzernamen und Passwörtern nachfragen zu müssen, sondern bei einigen Accounts schlicht keinen Zugriff mehr zu haben, weil man an die nötigen Zugangsdaten nicht mehr herankam.

Online-Accounts sind in der Regel Einzelpersonen zugeordnet

Denn es gilt weiterhin: Der Zugang zu Social-Media-Anbietern wie den genannten wird rechtlich nur Personen zugeordnet. Sobald die betreffende Person das Unternehmen verlässt, droht der Stillstand. Denn wenn die Person selbst nicht kooperiert, haben Sie de facto keine Chance, an die Daten zu kommen, da der Anbieter nicht weiterhilft. Die rechtlichen Regelungen der Social Media untersagen die Herausgabe „fremder“ Daten.

Deshalb ist es auch dringend notwendig, bei jedem Mitarbeiter, der für Accounts im Internet (und im Firmennetzwerk) verantwortlich ist, von vornherein vertragliche Regelungen über den Umgang damit während der Beschäftigungszeit und erst recht danach zu treffen. Den Zugang zu den Daten sollten Sie deshalb durch eine Betriebsvereinbarung oder einzelvertraglich regeln.

Möglichkeiten, Zugangsdaten zu sichern

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie veranlassen, dass Ihr Mitarbeiter sämtliche Zugangsdaten aufschreibt und diese dann sicher verwahrt werden. Zwar sind jetzt schon die Einwände zu hören, dass die Anbieter ja immer dringend darauf hinweisen, Account-Daten nirgends zu speichern. Doch mit eine bisschen Aufwand lässt sich das mögliche Ausspähungsrisiko minimieren.

Empfehlenswert ist dabei entweder die verschlüsselte Speicherung auf einem Medium, auf das nicht online zugegriffen werden kann (externe Festplatte etc.). Eine andere Möglichkeit wäre auch die Niederschrift und Verwahrung bspw. in Ihrem Bankschließfach oder Firmentresor. So dürften Sie sicher sein, auch nach dem Ausscheiden des verantwortlichen Mitarbeiters weiterhin Zugriff auf Ihre Online-Daten zu haben.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs