Was Sie bei elektronischen Rechnungen beachten müssen

Aus dem aktuellen kostenlosen Newsletter

“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

als Unternehmer einerseits und sicher auch selbst als Kunde wissen Sie: Viele Firmen sind dazu übergegangen, elektronische Rechnungen zu nutzen. Das gilt für Versorger oder Telekomunternehmen, aber natürlich und vorrangig für alle Arten von Online-Handel.

Doch kann es hierbei durchaus Probleme geben. Denn wenn Sie elektronische Rechnungen akzeptieren, sind strenge steuerliche Vorgaben zu beachten. Vom Grundsatz her gilt: Es sind die gleichen Kriterien zu erfüllen wie bei Papierrechnungen. Damit stehen Sie als Rechnungsempfänger in der Pflicht, Rechnungen auf die notwendigen Informationen sorgfältig zu prüfen.

Was in der Praxis mitunter nicht leicht ist. Vor allem bei der ausschließlichen Überprüfung am Bildschirm werden überraschenderweise schnell mal Fehler übersehen. Auch was die Archivierung in Ihrer Buchhaltung betrifft, müssen Sie elektronischen Rechnungen eine höhere Aufmerksamkeit schenken.

E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang lesbar bleiben

Dabei gilt: Die Rechnungen sind im Datenformat aufzubewahren und müssen zehn Jahre lang jederzeit lesbar sein. Gerade letzteres bedeutet, dass Sie, wenn die Rechnungen nur mit einem bestimmten Programm lesbar sind, dieses Programm auch für die geforderte Zeit vorhalten müssen. Das kann in der Praxis durchaus für Aufwand sorgen.

Ein Beispiel, um das zu verdeutlichen: Nehmen wir an, die Rechnungen werden in einem bestimmten Buchhaltungssystem auf einem Computer archiviert. Dann müssen Sie dafür Sorge tragen, dass diese Software auch noch nach 10 Jahren einsatzbereit ist, egal, ob Sie zwischenzeitlich auf ein anderes System gewechselt sind. Das gilt im Übrigen auch für Ausgangsrechnungen.

Unterlaufen Ihnen hierbei Fehler, drohen bei Betriebsprüfungen böse Überraschungen. Das kann bis hin zur steuerlichen Nichtanerkennung gehen.

Anhänge und Erklärungen müssen mitarchiviert werden

Woran Sie aber auch noch denken sollten: Beinhaltet eine mitverschickte E-Mail steuerrelevante Daten, ist sie ebenfalls aufzubewahren. Das gleiche gilt auch für Anhänge und Verknüpfungen. Verstöße gegen diese Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Doch die Fallstricke hören bei der Aufbewahrung nicht auf. Sollten Sie die Rechnungen bearbeiten wollen, darf das keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Originalversionen haben. Alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge müssen protokolliert und abgespeichert werden.

Mit etwas Vorbereitung können E-Rechnungen Zeit und Geld sparen

Immerhin: Haben sich diese Vorgänge eingespielt, können elektronische Rechnungen für alle vorteilhaft sein. Sind Sie indes datentechnisch noch nicht so weit, brauchen Sie digitale Rechnungen nicht zu akzeptieren. Denn dafür muss der Aussteller nämlich zuvor das Einverständnis des Empfängers einholen. Aber Vorsicht: Eine Zustimmung kann bereits durch Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen.

Fazit: Elektronische Rechnungen können hinsichtlich Verarbeitung und Aufbewahrung von Vorteil sein, der Umgang mit ihnen bedarf aber einer Vorbereitung. Wenn Sie dies sicherstellen können, sollten Sie die Möglichkeiten der heutigen Technik nutzen.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs

Bildnachweis: Gevestor