Wenn der Fiskus klingelt: Die neue Lohnsteuer-Nachschau

Wenn das Finanzamt klingelt

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Vielleicht haben Sie als Arbeitgeber bereits Bekanntschaft mit einer neuen Prüfungsmöglichkeit des Finanzamts gemacht. Wenn nicht, sollten Sie sich grundsätzlich darauf vorbereiten.

Denn mit dem vor wenigen Monaten umgesetzten Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz hat der Fiskus neben der schon altbekannten Lohnsteuer-Außenprüfung noch ein weiteres Kontrollinstrument erhalten. Dabei geht es um die so genannte Lohnsteuer-Nachschau.

Fiskus kann ohne Ankündigung „nachschauen“

Mit ihr sollen die Finanzbeamten zeitnah prüfen können, ob bei der Lohnsteuer deren Einbehaltung und Abführung ordnungsgemäß ablaufen. Der Unterschied zur Außenprüfung: Die Finanzbeamten können im Bedarfsfall ohne vorherige Ankündigung und Prüfungsanordnung vor Ihrer Tür stehen.

Durch dieses Überraschungsmoment sollen die Prüfer in die Lage gesetzt werden, sich nicht nur kurzfristig, sondern auch aus dem üblichen Betriebsablauf heraus einen Eindruck nicht nur über Ihr Gebaren bei der Lohnsteuerabrechnung zu verschaffen.

Auch die Räumlichkeiten, die tatsächliche Anzahl von Mitarbeitern und der normale Geschäftsbetrieb – also eher „weiche“ Faktoren – werden damit in Augenschein genommen und könnten Einfluss in die Gesamtbeurteilung nehmen.

Bei Verdachtsmomenten kann Außenprüfung folgen

Dabei gilt: Die Lohnsteuer-Nachschau soll nicht die Außenprüfung ersetzen. Vielmehr können Aspekte, die bei der Nachschau vom Prüfer ermittelt werden, in eine Außenprüfung münden.

Dass der Fiskus solch einen Aufwand betreibt, liegt dabei auf der Hand. Denn die Lohnsteuer macht rund ein Viertel des gesamten Steueraufkommens aus. Da lohnt sich das genaue Hinsehen. Was auch für die Einsatzgebiete der Lohnsteuer-Nachschau gilt.

Was die Prüfer suchen könnten

Denn auch, wenn bislang eher die Bekämpfung der Schwarzarbeit im Mittelpunkt der Nachschau stand (oftmals bei gemeinsamen Aktionen mit dem Zoll), dürften die Nachschauen zunehmend auch auf andere Fragestellungen –wie etwas Scheinselbstständigkeit – ausgeweitet werden.

Dabei müssen Sie wissen: Steht der Prüfer vor der Tür, ist es für eine strafbefreiende Selbstanzeige regelmäßig zu spät. Doch auch, wenn keine betrügerische Absicht vorliegt, könnten die Beamten auf Ungereimtheiten stoßen. Zu denken wäre da an Aushilfslöhne, feste „freie“ Mitarbeiter, Dienstwagenregelungen oder Sonderzahlungen.

Wird der Prüfer fündig, müssen Sie sich entsprechend auf eine Außenprüfung einstellen. In solch einem Fall ist eine vorherige Prüfungsanordnung auch nicht mehr erforderlich.

Halten Sie Ordnung in Ihren Lohnunterlagen

Mein Rat: Sie sollten deshalb möglichst früh Nachweise sammeln und diese gleich den Lohnunterlagen beifügen. Denn Sie sind verpflichtet, bei einer Nachschau auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher etc. vorzulegen.

Sind Ihre Lohnsteuer-Unterlagen geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt, kann Ihnen das eine Menge Ärger ersparen. Immerhin: Selbst suchen dürfen die Prüfer nach Unterlagen nicht. Aber eine Verweigerungshaltung Ihrerseits würde hier kaum etwas bringen.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“