Wie Sie Betriebsveranstaltungen steuerlich optimieren können

19. Januar 2016 0 Kommentare

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

seit dem Beginn des letzten Jahres müssen Sie als Ausrichter von Betriebsfeiern- und Veranstaltungen auf neue steuerliche Rahmenbedingungen achten. Wobei sich – grob zusammengefasst – Verschlechterungen und Verbesserungen im nun gültigen Gesetz ergeben haben, mit leichter Tendenz zu Verschlechterungen.

Deutlich negativ für die steuerliche Behandlung war und ist dabei zu werten, dass bei der Ermittlung der jedem Arbeitnehmer zurechenbaren Ausgaben neben den Aufwendungen für eine mögliche Begleitperson (Ehegatte etc.) auch anteilig allgemeine Aufwendungen wie Saalmieten oder Musik-Honorare eingerechnet werden müssen.

Im Gegenzug wurde aus der bisherig gültigen Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer ein Freibetrag in gleicher Höhe. Was in der Praxis bedeutet: Mussten Sie früher bei Überschreiten der Freigrenze alle zurechenbaren Aufwendungen mit Lohnsteuer belegen, bleibt nun der Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer immer lohnsteuerfrei. Allerdings nur für 2 Veranstaltungen im Jahr, die Sie aber bestimmen können.

Vorteil: Aus der Freigrenze wurde ein Freibetrag

Wenn Sie schon mal eine Betriebsveranstaltung organisiert haben, wissen Sie: Dieser Freibetrag ist denkbar knapp bemessen, besonders dann auch, wenn teilnehmende Arbeitnehmer in Begleitung kommen. Außerdem wurde das Hindernis neu aufgebaut, dass grundsätzlich alle Arbeitnehmer eines Betriebes teilnahmeberechtigt sein müssen.

Doch gibt es trotz der veränderten Gesetzeslage noch einige Möglichkeiten, hier die Kosten und damit die steuerlichen Belastungen zu optimieren. Der beste Tipp dabei: Kombinieren Sie Betriebsveranstaltungen oder Ausflüge mit Fortbildungsmaßnahmen. Denn dann handelt es sich um so genannte „gemischte Veranstaltungen“, die günstige Steueroptionen bieten.

Kombination aus Betriebsveranstaltung und Fortbildungsmaßnahme eröffnet steuerliche Gestaltungsmöglichkeit

So ermöglicht dieses Vorgehen unter anderem, Fahrt- oder Übernachtungskosten teilweise auf die Fortbildung zu verbuchen. Das wiederum erhöht den finanziellen Puffer, um den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter auszuschöpfen.

Allerdings bedarf das einer genauen Vorbereitung und Dokumentation. Denn Sie dürfen davon ausgehen, dass die Finanzbeamten ganz genau hinschauen werden. Bei den Fortbildungsmaßnahmen ist es somit wichtig, den betrieblichen Nutzen ausführlich zu erläutern. Zudem sollten Sie die Kosten jeweils eindeutig der Betriebsveranstaltung oder der Fortbildung zuordnen. Das funktioniert am besten mit separaten Rechnungen für beide Veranstaltungsteile.

Wie Sie anfallende Kosten noch aufteilen können

Hinweis: Lassen sich die Reisekosten nicht ganz eindeutig zuordnen, sollten Sie diese zeitanteilig aufteilen. Orientieren Sie sich hierbei an der jeweiligen Dauer der beiden Programmabschnitte. Aber Achtung: Steuerlich begünstigt sind Betriebsausflüge nur, wenn sie tatsächlich sämtlichen Mitarbeitern offenstehen. Vor Durchführung einer gemischten Veranstaltung sollten Sie die Details mit Ihrem Steuerberater erörtern.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs