Aufbewahrungspflicht für Unterlagen – nicht nur für Unternehmer

Nicht nur als Unternehmer sollten Sie sich an die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen halten. Auch als Privatleute sollten Quittungen und Rechnungen nicht vorschnell entsorgt werden! Warum das so ist, lesen Sie hier.

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von Immobilien

Eine zweijährige Aufbewahrung gilt lediglich für Rechnungen, die Arbeiten an Haus und Wohnung betreffen. Alle Kaufquittungen sollten Sie aber besser aufbewahren, bis die Garantieansprüche abgelaufen sind.

Größere Privatanschaffungen besser langfristig dokumentieren

Rechnungen über größere Privatanschaffungen können bei Schäden für die Hausratversicherung wichtig werden. Sie sollten deshalb abgelegt werden, um den Wert des Hausstandes nachweisen zu können.

Eine Aufbewahrungspflicht für Unterlagen gilt für all die Unterlagen, die für Sozialversicherungsnachweise erforderlich sind. Auch Arbeitsverträge oder Zeugnisse können erforderlich sein, um lückenlose Lebensläufe zu belegen. Und zwar so lange, bis der Rentenversicherungsträger eine Kontenklärung durchgeführt hat.

Gerade, wenn Sie berufsbedingt häufig umziehen, sollten Sie hier sorgfältig mit Ihren Unterlagen umgehen.

Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen im Unternehmer-Fall

Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen betrifft nicht nur Unternehmer!

Wenn Sie zur Unternehmerseite gehören, betrifft das Thema Aufbewahrungspflicht Sie noch stärker. Denn egal ob selbstständig, kleine und mittlere Betriebe oder Welt-Konzerne: Steuer- und handelsrechtliche Bestimmungen verpflichten jedes Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft dazu, bestimmte Unterlagen langfristig aufzubewahren.

Gesetzliche Bestimmungen zur Aufbewahrungspflicht für Unterlagen

Für Unternehmer wird die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen im Handelsgesetzbuch (HGB, § 238, 257 und 261) auch in der Abgabenordnung (AO, § 147) geregelt. Die beiden Gesetze verpflichten Kaufleute zur Aufbewahrung von bestimmten Geschäftsunterlagen auf unterschiedliche Dauer.

Aus steuerrechtlichen Gründen sind gilt die Aufbewahrungspflicht für  sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften sind für die betriebliche Praxis tendentiell von geringerer Bedeutung.

Bei der Aufbewahrungspflicht für Unterlagen gilt: Lieber zu viel als zu wenig

Wer sich bei der Aufbewahrungsfrist seiner Unterlagen nicht absolut sicher ist, sollte geschäftliche Unterlagen und Belege im Zweifel lieber länger aufbewahren, als sie vorzeitig weg zu werfen. Dies gilt sowohl für Dokumente in elektronischer Form als auch für Original-Unterlagen in Papierform! Die Aufbewahrung für Unterlagen sollten Sie nicht vernachlässigen.

Die wichtigsten Fristen im Überblick für die Aufbewahrung von Unterlagen:

10 Jahre bei

• Rechnungen (erhaltene/gestellte (in Kopie))
• Inventarlisten
• Geschäftsbücher
• Jahresabschlüssen
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Buchungsbelegen

6 Jahre bei

• Handels- und Geschäftsbriefen (erhalten/ versandt)
• Reklamationen
• weitere wichtige Unterlagen, wie z.B. Mietvertrag, Kooperationsverträge

Die Aufbewahrungsplicht für Unterlagen von Ärzten

Bei Ärzten gilt die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen in der Regel 10 Jahre lang. Beginnend mit dem Abschluss einer Behandlung. Allerdings sind auch hier zum Teil abweichende Aufbewahrungsfristen gesetzlich vorgeschrieben.  Demnach müssen Röntgen-Bilder und Strahlenschutz-Verordnungen am längsten archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen beträgt 30 Jahre. Das gilt ebenfalls für die Patientenakten von Krankenhäusern. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen hingegen dürfen bereits nach nur einem Jahr in den Reiswolf wandern.

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