Reisekosten: So erstatten Sie diese abgabenfrei

Verrichten Arbeitnehmer betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten, haben sie Anspruch auf Kostenerstattung. Diese ist für Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei. Bei korrekter Abrechnung wird sie steuerlich anerkannt. Das betrifft sowohl Fahrtkosten als auch Verpflegungspauschalen, Übernachtungen und Reisenebenkosten

Generell gilt: Eine Auswärtstätigkeit wird nur dann anerkannt, wenn der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner Arbeitsstätten tätig ist. Für Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte ist zum Beispiel kein steuer- und beitragsfreier Reisekostenersatz möglich.

Reisekosten Ihrer Mitarbeiter - mit diesen Tipps rechnen Sie richtig ab!

In einer Reisekostenabrechnung, die steuer- und beitragsfrei sein soll, kann Folgendes aufgeführt werden:

• die Fahrtkosten in tatsächlich nachgewiesener Höhe oder die üblichen Pauschalen,
• Übernachtungskosten pauschal oder in nachgewiesener Höhe
•  Verpflegungspauschalen (für höchstens drei Monate)
•  Reisenebenkosten in nachgewiesener Höhe

Bei einer Verlängerung der Reise…   

…sehen die Finanzbehörden trotzdem die Flug- oder Fahrtkosten in vollem Umfang als Reisekosten an – zumindest solange diese durch die Verlängerung nicht gestiegen sind. Eine Aufteilung in geschäftlich und privat ist demnach nicht erforderlich.

Mahlzeiten können unter Umständen erstattet werden…

Verpflegungspauschalen Ihrer Mitarbeiter steuer- und beitragsfrei, wenn Sie ihm die Kosten für das Essen unterwegs erstatten. Allerdings müssen Sie den Wert der Mahlzeiten als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt berücksichtigen. Dabei ist allerdings nur der niedrige amtliche Sachbezug anzusetzen, der für ein Frühstück 1,57 € und ein Mittag- bzw. Abendessen 2,83 €. Der Wert der Mahlzeit darf dafür aber nicht 40 € inklusive Umsatzsteuer überschreiten und Sie müssen als Arbeitgeber die Mahlzeit veranlasst haben. (R 8.1 Abs 8 LStR)

Tipp: Es entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, wenn der Arbeitnehmer zu der Mahlzeit eine Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswert leistet. Beispiel: Für ein Frühstück erstatten Sie dafür Ihrem Mitarbeiter den Rechnungsbetrag, aber ziehen 1,57 € ab.

Auslandsreisen – die richtige Pauschale

Für die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter im Ausland gibt es eine vom Bundesfinanzministerium herausgegebene Tabelle, an der Sie sich orientieren können. Besonders hervorzuheben sind diese Punkte:

• Wenn Ihr Mitarbeiter an einem Tag sowohl im Inland als auch im Ausland unterwegs ist, gilt das Auslandstagegeld. Auch wenn er die überwiegende Zeit im Inland tätig ist.
• Bei mehrtägigen Auslandsreisen rechnen Sie mit der Pauschale des Landes, das der Mitarbeiter vor 24:00 Uhr erreicht hat.
• Bei einer eintägigen Auslandsreise durch mehrere Länder gilt die Pauschale, des Landes, in dem er zuletzt tätig war.

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