Privatnutzung des Firmenwagens – so geht’s!

Die Privatnutzung des Firmenwagens oder Mitbenutzung von Fahrzeugen eines Unternehmens unterliegt gemäß § 8 Abs. 2 S. 2 EStG der Einkommensbesteuerung. Es kommt jedes Fahrzeug in Frage, das zum Personentransport geeignet ist. Ob es geleast, gemietet oder gekauft wurde, ist unerheblich. Die Privatnutzung des Firmenwagens kann entweder durch das Führen eines Fahrtenbuchs oder durch die Anwendung der 1-%-Regelung ermittelt werden. Andere Alternativen lässt der Gesetzgeber nicht zu.

Fahrtenbuchmethode bei pirvater Nutzung des Firmenwagens

Bei der Fahrtenbuchmethode wird der tatsächliche private Nutzungsanteil der anfallenden Fahrzeugkosten anhand eines ex­akten Fahrtenbuches ermittelt, aus dem die jeweiligen Kilometerstände für private und betrieb­liche Fahrten ersichtlich sind. An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung strenge Anforderungen.

Verbrauchskosten dürfen nicht mit den Verbrauchskosten anderer Fahrzeuge vermischt werden. Bei mehreren Fahrzeugen hat die Erfassung der anfallenden Kfz-Kosten für jedes Fahrzeug einzeln zu erfolgen.

Die  1-%-Regelung bei Privatnutzung des Firmenwagens

Wie dokumentieren Sie die Privatnutzung des Firmenwagens?

Die Besteuerung nach der 1-%-Regelung ist eine pauschale Methode, die der Vereinfachung dient. Dabei wird für jeden Kalendermonat der privaten Nutzung die Entnahme in Höhe von 1 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges zum Zeitpunkt der Erstzulassung (zuzüg­lich der Sonderausstattung und einschließlich der Umsatzsteuer) besteuert.

Grundsätzlich sind mit Anwendung der 1-%-Regelung alle Aufwendungen für Privatfahrten ab­gegolten. Auch Benzinquittungen für Urlaubsreisen des Nutzers werden im Rahmen dieser Regelung als Betriebsausgaben verbucht. Dies gilt jedoch nicht für anfallende Maut- oder Parkgebühren. Diese werden durch die 1-%-Regelung nicht erfasst und können nur dann als Be­triebsausgaben angesetzt werden, wenn sie anlässlich von Dienstfahrten angefallen sind.

Angesichts hoher Rabatte beim Autokauf prüft der BFH in einem Musterverfahren, ob die 1-%-Regelung noch rechtmäßig ist (Az. VI R 51/11). Wenn Sie die 1-%-Methode anwenden, können Sie mit Hinweis auf das anhängige Verfahren Einspruch gegen Ihren Einkommensteuerbescheid einlegen und das Ruhen des Verfahrens bis zu einer Entscheidung des BFH beantragen.

Privatfahrzeug oder Firmenwagen?

Die Fahrzeugkosten sind bei vielen Selbstständigen der größte Kostenblock. Außer bei Kapitalgesellschaften oder Fahrzeugen für Mitarbeiter ist deshalb vorrangig die Frage zu klären, ob das Fahrzeug überhaupt zum Betriebsvermögen des Unternehmens gehört.

Die Entscheidung des Unternehmers, dass das Fahrzeug vom Unterneh­men angeschafft wurde und dort im Betriebsvermögen geführt wird, reicht dafür allein nicht aus. Es kommt vielmehr auf den betrieblichen Nutzungsanteil an. Er muss mehr als 50 % betragen. Ist das nicht der Fall, handelt es sich um ein Privatfahrzeug. Ihre betrieblichen Fahrten müssten Sie dann mittels einer Reisekostenabrechnung geltend machen. Dies erfolgt in der Regel über die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs über einen repräsentativen Zeitraum. Die Finanzverwaltung akzeptiert hier einen Zeitraum von drei Monaten.

Fahrzeug im Betriebsvermögen

Ist das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet, erfolgt eine volle umsatzsteuerliche Berücksichtigung. Alle anfallenden Fahrzeugkosten sind Betriebsausga­ben. Der private Anteil wird grundsätzlich über die 1-%-Methode abgegolten. Andernfalls muss ein entsprechender Nachweis (Fahrtenbuch) geführt werden.

Die Zuordnung zum Betriebsvermögen ist praktisch, weil z. B. bei der 1-%-Methode das Führen eines Fahrtenbuchs entfällt. Viele Selbstständige wählen diesen Weg. Doch das kann steuer­lich nach hinten losgehen – nämlich dann, wenn der Wagen verkauft wird. Denn: Befindet sich der Pkw im Betriebsvermögen, muss ein beim Verkauf entstehender Verkaufserlös (Differenz zwi­schen Restbuchwert und Verkaufspreis) versteuert werden. Und: Beim Verkauf eines Fahrzeugs, welches sich im Betriebsvermögen befindet, fällt in der Regel Umsatzsteuer an..