Welche Fahrtkosten Sie Arbeitnehmern erstatten müssen

Welche Fahrtkosten Sie übernehmen müssen

Wenn Arbeitnehmer für Ihr Unternehmen dienstlich unterwegs sind, fallen regelmäßig Fahrtkosten an.

Ob und wie Fahrtkosten von Ihnen als Arbeitgeber zu erstatten sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Regelungen zu Fahrtkosten gehören in den Arbeitsvertrag

Grundsätzlich gilt: Zur Fahrtkosten-Erstattung sind Sie nur so weit verpflichtet, wie dies im Arbeitsvertrag geregelt ist.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer übersehen bei der Vertragsgestaltung aber oft diesen Punkt.

Unschädlich ist dies, wenn im Arbeitsvertrag auf einen allgemeingültigen Tarifvertrag verwiesen werden kann, der solche Fragen regelt.

Fehlt dieser und gibt es auch keine individuelle Vereinbarung zur Erstattung von Fahrtkosten, kann das in der Praxis zum Streitpunkt werden.

Fahrtkosten werden unterschiedlich behandelt

Dabei hat sich eine relativ festgefügte Rechtsprechung ergeben. Ihr Grundtenor:

1. Die Kosten für die Anfahrt zur Arbeitsstelle hat der Arbeitnehmer selbst zu tragen. Dies gilt auch bei wechselnden Einsatzorten.
   Dies wurde unter anderem durch ein Urteil des Landesarbeitsgerichtes Hamm bestätigt. Das Aktienzeichen lautet 2 Sa 1797/07.
2. Fahrtkosten, die durch betriebliche Aufgaben und Anweisungen entstehen, sind vom Arbeitgeber zu ersetzen.

Die Gerichte haben sich diesbezüglich schon mehrfach geäußert. Die oft zitierte Grundlage dafür ist der Paragraph 670 Bürgerliches Gesetzbuch. Darin heißt es konkret:

„Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“

Ihre Rechte bei betrieblich veranlassten Fahrtkosten

Sie als Arbeitgeber stehen zwar so in der Zahlungspflicht bei angefallenen Fahrtkosten. Doch können Sie natürlich vom Arbeitnehmer erwarten, dass er Ihnen eine detaillierte Aufstellung der verauslagten Fahrtkosten vorlegt, ehe Sie diese erstatten.

Grundsätzlich haben Sie auch den Anspruch, dass der Arbeitnehmer die günstigste Alternative nutzt. Allerdings ist dies kein automatischer Zwang, sondern muss den jeweiligen Umständen angepasst werden.

Ein Fall aus der Praxis

Das ist beispielsweise der Leitgedanke eines Urteils des Landesarbeitsgericht Hamm unter dem Aktenzeichen 7 Sa 699/12.

Im vorliegenden Fall besuchte eine Filialleiterin einer Textilkette auf Anweisung ihres Arbeitgebers 3 Schulungsveranstaltungen.

Da sie dazu ihren eigenen PKW nutzte, rechnete sie später 0,30 € pro gefahrenen Kilometer ab als Fahrtkosten ab.

Der Arbeitgeber verweigerte die Zahlung. Er begründete dies damit, dass die Filialleiterin öffentliche Verkehrsmittel nehmen oder eine Fahrgemeinschaft hätte bilden können.

Abgrenzung zwischen möglich und sinnvoll

Das Gericht gab der Filialleiterin Recht. Der Arbeitgeber hat die geltend gemachten Fahrtkosten zu zahlen. Die Begründungen:

1. Da die Fahrtkosten auf Anweisung des Unternehmens anfielen, durfte die Arbeitnehmerin Ersatz verlangen.
2. Der vorliegende Fall spielt im eher ländlichen Raum. Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wurde deshalb vom Gericht als eher nur theoretische Möglichkeit gesehen.
   Unter den gegebenen Umständen war es für die Filialleiterin sinnvoll, auf den eigenen PKW zurückzugreifen.

Damit hat das Gericht gezeigt, dass Arbeitnehmer zwar grundsätzlich bei Fahrtkosten auf Kostenersparnis achten müssen. Aber es gibt eine gewisse Zumutbarkeitsgrenze. Daran müssen Sie sich als Arbeitgeber gegebenenfalls auch orientieren.

So gehen Sie Streit effektiv aus dem Weg

Und um es noch einmal aufzugreifen: Streitereien um die Erstattung von Fahrtkosten können Sie von vornherein unterbinden, indem Sie passende Regelungen im Arbeitsvertrag aufnehmen.

So weiß auch der Arbeitnehmer Bescheid und kann sich im Einzelfall darauf einstellen.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“