Personalakten: Ihre Pflichten und Rechte als Arbeitgeber

Das müssen Sie beim Führen von Personalakten beachten

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Als Unternehmer tragen Sie grundsätzlich Personalverantwortung.

Das gilt auch, wenn Sie Mitarbeiter mit der Personalführung beauftragt haben.

Umso wichtiger ist es, Ihre grundlegenden Pflichten und Rechte bezüglich von Personalakten zu kennen.

Personalakten sind mehr als nur Papier

Es gilt von vornherein: Personalakten sind Akten im typischen Sinn. Sie müssen wahrheitsgemäß und möglichst vollständig geführt werden.

Doch bezieht sich das nicht nur auf die physisch angelegten Schriftstücke. In vielen Betrieben nutzt das Personalwesen bereits umfassend die Möglichkeiten einer computergestützten Verwaltung.

Somit sind auch elektronisch angelegte Ordner Bestandteil der jeweiligen Personalakte.

Diesen Zusammenhang sollten Sie nicht unterschätzen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie Aufzeichnungen aus der Akte entfernen müssen.

Verpflichtung zur vollständigen Löschung von Daten

Denn dann sind Sie verpflichtet, die entsprechenden Daten sowohl aus der physischen Akte zu streichen als auch Notizen oder anderes Relevantes aus den elektronischen Datenordnern.

Eine Verschiebung der Daten beispielsweise auf ein Sicherungsmedium wie eine Compact Disc ist dabei nicht erlaubt.

Diese Anforderung wurde auch schon richterlich bestätigt. So vom Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Aktienzeichen 4 Ta 15/12).

Das Gericht bestätigte die Verpflichtung zur kompletten Löschung. Damit soll eine spätere Wiederherstellung zum Nachteil des Mitarbeiters vermieden werden.

Darüber hinaus sollte Ihnen klar sein: Notizen und anderweitige Aufzeichnungen des Verhaltens außerhalb des Dienstes haben nichts in der Personalakte zu suchen.

Müssen Sie Abmahnungen löschen?

Abmahnungen führen immer wieder zu Streitfällen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Dabei gilt:

Bei einer rechtmäßigen Abmahnung können Sie diese durchaus für eine längere Zeit in der Personalakte belassen.

Das Bundesarbeitsgericht hat diesbezüglich in einem entsprechenden Verfahren geurteilt (Aktenzeichen 2 AZR 782/11). Die Richter sahen dabei die schon verstrichene Zeit seit der Abmahnung als zweitrangig an.

Zwar könnte die Abmahnung ihre so genannte Warnfunktion für den Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit verlieren.

Dennoch kann es für Sie als Arbeitgeber wichtig sein, zu kompletten Dokumentierung des Arbeitsverhältnisses auch eine ältere Abmahnung in den Akten zu behalten.

Es liegt in Ihrer Entscheidungsmacht

Letztlich können Mitarbeiter die Löschung einer Abmahnung nur dann verlangen, wenn sie in jeder Hinsicht bedeutungslos für das Arbeitsverhältnis geworden ist.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das konkret: Wenn Sie die Abmahnung in den Akten behalten wollen, um vielleicht später Entscheidungsgründe für oder gegen eine Beförderung zu finden, kann Ihnen das schwerlich verweigert werden.

Das gilt auch, wenn Sie die Abmahnung für spätere Zeugnisbeurteilungen oder auch Kündigungen benötigen könnten.

Eine faire Dokumentation ist gefordert

Am Ende ist für Sie entscheidend: Die Personalakte ist ein wichtiges Dokument, das die tatsächlichen Gegebenheiten im Arbeitsverhältnis widerspiegeln soll.

Der Mitarbeiter hat dabei ein Anrecht auf eine faire Dokumentation. Sie als Arbeitgeber haben aber genauso das Recht, arbeitsrelevante Daten über einen langen Zeitraum aufzubewahren.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.deutscher-wirtschaftsbrief.de“